1. PENDAHULUAN

1.1          Latar Belakang

Pondok Pesantren Darul Arqam gombara adalah salah satu pondok yang bernaung di bawah persyarikatan Muhammadiyah, yang berdiri sejak tahun 1976. Dari awal berdirinya ,santri-santri yang masuk ke pesantren darul arqam gombara, banyak dari luar daerah Makassar, seperti Kalimantan, Irian Jaya, Maluku dan lain-lain. Hal ini menjadi kendala buat orang tua yang ingin mengetahui kondisi pesantren Darul Arqam Gombara, sehingga mereka sangat membutuhkan informasi yang lengkap mengenai informasi pondok, terutama perkembangan  anak-anak mereka, kewajiban, dan prestasi, persyaratan menjadi santri dan lain-lain sebagainya. Untuk itu Pondok Pesantren Darul Arqam harus memiliki Sistem Informasi yang dapat di akses oleh orang tua santri di mana saja mereka berada untuk mengetahui perkembangan Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara.

1.2          Masalah

Masalah yang akan dibahas pada makalah ini adalah :

–       Bagaimana pelaksanaan sim selama ini di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

–       Bagaimana model sim yang akan diterapkan di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

1.3          Tujuan dan Kegunaan

Adapun tujuan dan kegunaan dari penyusunan makalah ini adalah :

–       Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan SIM selama ini di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

–       Bahan masukan kepada pesantren dalam menerapkan Sim di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

–       Sebagai sumbangan pemikiran untuk pengembangan materi kuliah SI

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1          Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan sedangkan informasi adalah Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Sistem Informasi Manajemen  adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989) , selanjutnya dikatakan bahwa SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996) . Berdasarkan defenisi ini maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi

2.2          Manajem Perusahaan/instansi

Manajemen adalah suatu tim yang disusun dalam organisasi untuk menjadi pengendali organisasi untuk mencapao tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi, (eko Nugroho, 2008), selanjutnya menajemen dikatakan bahwa Manajemen di dalam organisasi biasanya di bagi  kedalam 3 tingkatan, pembagian tiga tingkatan tersebut disebabkan  oleh adanya tiga tujuan atau sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Ketiga tingkatan tersebut ialah manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah dan manajemen tingkat   bawah.

Eko nugroho selanjutnya mengataka bahwa Sebutan yang biasa di gunakan untuk pej abat manaj emen tingkat atas ialah  “direktur”. Asal katanya adalah “t0 direct” yang berarti mengarahkan, atau dengan kata Iain menentukan arah. Pelakunya disebut “direct0r” yang dalam bahasa Indonesia ditulis direktur. Sebutan Iain yang juga biasa dinamakan ialah “presiden”. Pejabat wakii direktur atau wakil presiden juga Termasuk  dalam tingkatan manajemen ini. Dalam manaj emen tingkat menengah, sebutan yang biasa di gunakan untuk  pejabatnya ialah “manajer”. Kata tersebut berasal dari kata “to direct” yang  berarti mengendalikan atau mengelola. Pelakunya disebut manajer ” yang dalam bahasa Indonesia ditulis manajer. Pejabat wakil manajer juga termasuk dalam tingkatan manajemen ini. Kemudian, pada manajenien tingkat bawah, pejabat di dalamnya biasa discbut penyelia. Dalam baliasa Inggris disebut “supervisor”. Pejabat Pejabat setingkat kepala  bagian dapat dianggap tennasuk dalam tingkatan manajemen ini.istilah yang digunakam dalam berbugai organisasi ada banyak. Di dalam orgnisasi yang berupa perusahaan, ada ecbutan—sebutan yang umum  Yang digunakan dalam lingkungan tersebut.  Untuk manajemen tingkat atas Misalnya disebut direktur. Manajemen tingkat menengah disebut manajer dan

Fungsi Menejemen menurut  Raymond (1998) dalam bukunya Manajemen Informasi bahwa fungsi manajemen adalah pertama merencanakan, apa yang mereka lakukan, kemudian mereka mengorganisasikan untuk mencapai rencana tersebut, selanjutnya mereka menyusun organisasi mereka dengan sumber daya  yang diperlukan , lalu mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana , akhirnya mereka mengendalikan sumber daya manusia, yaitu menjaganya agar beroperasi secara optimal, selanjutnya dikatakan bahwa seorang manajemer yang  berhasil harus memiliki banyak kerahlian untuk memecahkan masalah yang  dihadapi, keahlian itu antara lain keahlian komunikasi, keahlian memecahkan masalah, pengetahuan computer, mengerti computer dan mengerti Informasi.

Menurut George P.Schel dalam bukunya Sistem informasi Manajemen bahwa, Ketika manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai keunggulan konpetatif maka mereka harus mengelola sumber daya manusia tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan , para manajer harus menjamin ketersedian data mentah yang kemudian diolah menjadi informasi yang bermanfaat.

2.3          Kegunaan SIM Dalam Manajemen Perusahaan

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
  2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
  3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
  4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
  5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
  6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
  7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
  8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
  9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10.  Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia

11.   SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

  • Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
  • Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
  • Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

3.  METODE PENGKAJIAN

3.1          Waktu Pengkajian

Kajian SIM di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara berlangung selama tujuh hari yaitu dari tanggal 1 – 7 Pebruari 2011.

3.2          Tempat Pengkajian

Tempat pelaksanaan pengkajian adalah Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

3.3          Data yang dikumpulkan

Ada beberapa data yang berhasil dikumpulkan di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara, diantaranya adalah :

–       Data Persyaratan menjadi Santri

–       Data jumlah santri

–       Data Ustadz dan ustadzah

–       Data Kegiatan santri

–       Data Pembayaran santri

–       Data Pelajaran santri

3.4          Pengumpulan dan Analisa Data

Data dikumpulkan  berdasarkan wawancara dengan pimpinan dan Pembina serta santri  pondok pesantren darul arqam Gombara Makassar, Disamping itu data dikumpulkan berdasarkan telaah konsep yang selama ini sudah ada di pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar.

Data yang terkumpul ini kemudian di analisa dan diprefikasi kemudian di kelompokkan menjadi  beberapa  kelompok seperti data tentang, persyaratan menjadi santri,  Data jumlah santri, data guru, data pembayaran santri, Data pelajaran santri

4.  HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1          Keadaan Sim di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara

Pondok Pesantren Darul Arqam yang berdiri sejak tahun 1976 rupanya belum memiliki system informasi modern, selama ini data-data yang di kelola menjadi informasi masih dalam bentuk manual, sehingga untuk mengkases informasi secara menyeluruh atau lengkap masih sangat terbatas, disamping itu tidak ada informasi terpusat yang dapat mewakili informasi Pondok secara lengkap, sehingga masyarakat yang menginginkan informasi sulit sekali mendapatkan akses, padahal banyak orang tua santri yang berada di luar daerah Makassar yang ingin mengikuti perkembangan pondok pesantren  Darul arqam, termasuk informasi mengenai anak-anak mereka.

4.2           Data Yang Dibutuhkan untuk SIM di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara,

Untuk menerapkan SIM di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Maka data yang dibutuhkan antara lain :

  1. Data Persyaratan menjadi santri, misalnya

–       Tammatan Sd/Mts

–       Menyerahkan Foto Copy ijazah

–       Menyiapkan pas foto 3 x 4 sebanyak 5 lembar

–       Lulus test bacaan Al-qur’an

–       Siap Mondok sampai tammat

–        Membayar sumbangan  pgembangunan sebanyak Rp. 2.000

–       Siap mematuhi Peraturan pondok

–       Membayar uang living Cost

2. Data santri , mengenai :

–       Nama santri

–       Tempat tanggal lahir santri

–       ALamat lengkap santri

–       Penyakit yang pernah di derita santri

–       Pantangn santri

–       Kemampuan santri

–       Nama orang tua santri

–       Pekerjaan  orang tua santri

–       Harapan orang tua santri

–       ALamat dan No TLp  orang tua santri

3. Data Pembayaran dan Tunggakan pembayaran santri

4. Data Guru yang mengajar, meliputi

–       Nama  Guru

–       Spesifkasi Pendidikan

–       Asal lulusan

–       Diklat yang pernah diikuti

–       Alamat Guru

–       Tahun mulai mengabdi

–       Mata  Pelajaran yang diajarkan

4. Data struktur pengelola

–       Mudir

–       Wakil mudir

–       Bendahara

–       Kepala Madrasah

–       Staf

5. Data Pembayaran Living Cost santri, seperti :

–       Lunas

–       Belum lunas

6. Data alumni  diantaranya:

–       Kemana melanjutkan

–       Terserap dalam bidang dakwah

–       Terserap dalam dunia kerja

–       Jumlah alumni

4.3          SIM yang Dibutuhkan di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara

Pondok Pesantren Darul arqam Gombara yang telah ditunjuk sebagai  lembaga Pusat pembibitan kader persyarikatan Muhammadiyah wilayah timur Indonesia, terutama kader ulama merupakan lembaga yang sangat penting di Muhammadiyah yang diharapkan dapat mengembang amanah persyarikatan, untuk melahirkan kader-kader ulama dimasa-masa yang akan dating, untuk itu manajemen  Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar harus dibenahi ,terutama  manajemen pengelolaan informasi atau system informasi manajemen

Adapun SIM yang  Dibutuhkan oleh Ponpes Darul Arqam Gombara Makassar  adalah :

  1. SIM Penerimaan santri
  2. SIM Keadaan santri
  3. SIM Pengelolaan Keuangan Pondok Pesantren Darul Arqam
  4. SIM Guru atau Pembina dan Karyawan
  5. SIM Pengelola Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar
  6. SIM Alumni Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

4.4          Usaha Yang Harus dilakukan di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara

Usaha yang harus dilakukan di Pondok Pesantren Darul Arqam gombara adalah membuat system informasi manajemen yang berbasis kompouter atau web, sehingga harus disiapkan :

–       Perangkat keras, seperti kompoter dan perangkat internet

–       Mengkoneksikan kompoter ke jaringan internet

–       Merangcang website yang dapat dikunjungi oleh pengguna informasi terutama yang membutuhkan informasi Ponpes Darul Arqam

–       Menyiapkan orang yang mampu mengimput data (brain word)

–       Menyiapkan data seperti :

a)    Data  Penerimaan santri

b)    Data  Keadaan santri

c)    Data  Pengelolaan Keuangan Pondok Pesantren Darul Arqam

d)    Data  Guru atau Pembina dan Karyawan

e)    Data Pengelola Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

f)     Data  Alumni Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar

–       Data yang  ada kemudian diinput lalu diproses, kemudian disajikan dalam bentuk informasi

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1          Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat dipeoleh dari hasil analisa SIM di Pondok Pesantren Darul Arqam Gombara Makassar adalah :

–       Ponpes Darul Arqam sudah memiliki data-data yang dapat dikelola menjadi informasi manajemen

–       Gombara masih menggunakan pengelolaan informasi secara manual

–       Gombara memerlukan system informasi manajemen yang berbasis Internet

Agar mudah diakses informasinya di daerah-daerah bakan dunia internasional

5.2          Saran

–       Agar Ponpes Darul Arqam Gombara segera membenahi dan melengkapi data-datanya

–       Ponpes Darul Arqam segera membuat SIM  yang berbasis Internet.

 

DAFTAR PUSTAKA

Eko,NUgroho, Dr, Msi. Sistem Informasi Manajemen, Konsep Aplikasi dan Pengembangannya, Andi Jakarta.2008

Raymond Mc, Jr, George P.Schell,  Sistem Informasi Manajemen. Edisi kesembilang ,PT Indeks. 2010

Raymond MC Leod, Jr. Sistem Informasi manajemen , edisi ketujuh. PT Prenhallindo , Jakarta. 1998.

http://www.total.or.id/info.php?kk=data

http://nda-aping.blogspot.com/2009/12/kegunaan-atau-fungsi-sim-pada.html