I. Pendahuluan

1. Latar Belakang

Kegiatan pertama dalam manajemen  kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  untuk mengisi organisasi .  Dalam organsiasi yang besar untuk mendapatkan orang –orang itu pada umumnya diserahkan kepada ahli, yaitu seksi penerimaan pegawai dari bagian kepegawaian.  Dalam organisasi yang kecil, tiap pemimpin dapat melakukan sendiri penarikan tenaga kerja, seleksi dan penempatan tanpa bantuan ahli.

Ada langkah penting yang harus dilakukan sebelum penarikan tenaga kerja yakni menentukan jenis atau kualitas pegawai yang diinginkan untuk masing-masing jabatan dan rincian mengenai jumlahnya nanti akan diserahi masing-masing jabatan itu. Jadi langkah pertama  dalam manejemen kepegawaian adalah mendapatkan orang-orang  yanp tepat, baik mengenai kualitas maupun mengenai kuantitasnya.

Metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jenis atau kualitas tenaga kerja yang diperlukan disebut analisa jabatan, sedangkan metode yang lazim dipergunakan untuk menentukan jumlah atau kuantitas tenaga kerja disebut work-load analisis (analisis beban kerja dan time studi (studi waktu).

Adapun fungsi-fungsi menajemen kepegewaian luas sekali, sehingga pada makalah ini hanya dibatasi pada Analisis jabatan,

2. Rumusan Masalah

Seorang pemimpin dalam suatu perusahaan, harus mampu menempatkan orang  sesuai dengan  dengan kemampuannya, sehingga berlaku istilah “ The raigh man on the raigh place” . untuk itu seorang pemimpin harus mampu memahami beberapa hal yang bersangkut paut dengan analisis jabatan, sehingga seorang pemimpin dalam menempatkan orang tidak salah . Persoalannya tidak semua orang mampu melakukan analisa pekerjaan. oleh Karena itu pada makalah ini akan dicoba diurai beberapa hal yang bersangkut paut dengan analisa pekerjaan yaitu :

  1. Apa Pengertian Analisis Pekerjaan
  2. Apa Tujuan analisis pekerjaan
  3. Bagaimana Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan
  4. Apa saja Jenis analisis pekerjaan
  5. Bagaimana Klasifikasi pekerjaan ( job classification)
  6. Bagaimana Teknik perancangan ulang pekerjaan

3. Tujuan

Ada beberapa hal yang bersangkut paut dengan analisa pekerjaan (job description)  yang sangat penting diperhatikan bagi seorang pemimpin dalam menempatkan sesorang pada pekerjaan tertentu. Untuk itu pada makalah ini akan   dibahas beberapa hal yang bersangkutan dengan analisa pekerjaan , yaitu

  1. Pengertian Analisis Pekerjaan
  2. Tujuan analisis pekerjaan
  3. Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan
  4. Jenis analisis pekerjaan
  5. Klasifikasi pekerjaan ( job classification)
  6. Teknik perancangan ulang pekerjaan
  7. Pembahasan
  8. Pengertian  Job Analysis

Menurut Moekijat,1) bahwa Job analysis terdiri dari 2  perkataan yaitu job dan analyisis. Job ada yang  menerjemahkan tugas , ada pula yang  menerjemahan pekerjaan, sedangkan analysis  berasal dari kata analyse yang berarti memisah-misahkan atau menguraikan.  Dalam job analysis berarti kita memisah-misahkan job (jabatan) menjadi bagian-bagian job yang disebut task (bagian atau unsur jabatan). Sedangkan menurut  Ike Kusdiyah Rachmawati2) bahwa “ analisis Jabatan adalah prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan dipekerjakan. Selanjutnya menurut Mariot Tua Efendi Hariandja3) bahwa job analysis adalah usaha untuk mengcari tahu tentang jabatan atau pekerjaan yang bekaitan dengan tugas-tugas dilakukan  dalam jabatan tersebut.  Sedangkan menurut Faustino Cardoso Gomes 4) Analisa pekerjaan adalah proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh seorang pekerja yang dilaksanakan dengan cara mengamati atau mengadakan  interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang dari supervisor.

Jadi job analysis atau analisa pekerjaan adalah proses yang dilakukan  untuk menentukan siapa yang cocok  untuk dipekerjakan  pada suatu pekerjaan.

4. Tujuan Job Analyisis

Analisis pekerjaan dilakukan dengan berbagai tujuan, baik disektor public maupun sector swasta , menurut Faustino Cardoso Gome, bahwa ada 12 macam tujuan dari analisis pekerjaan, diantaranya adalah:

  1. Job description, yaitu berisi informasi pengidentifkasian pekerjaan , riwayat pekerjaan , kewajiban pekerjaan dan pertanggunjawaban, sepefisikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan.
  2. Job classification, yaitu  penyusunan pekerjaan-pekerjaan  ke dalam klas-klas, kelompok- kelompok atau  jenis-jenis berdasarkan rencana sistimatika tertentu,
  3. Job Evaluation suatu prosedur pengklasifikasin pekerjaan berdasarkan kegunaan maisng-masing di dalam organisasi dan pasar tenga kerja luar yang terkait.
  4. Job desaing restructuring, meliput usaha-usaha untuk merelokasi dan merestrukturilsasilkan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam  berbagai kelompok.
  5. Personil requirement  /specifications berupa penyusunan persyaratan –persyaratan atau sepesifikasi tertentu  bagi  suatu pekerjaan, seperti  pengetahuan keterampilan, ketangkasan, sifat-sifat dan cirri-ciri yang diperlukan bagi keberhasilan  pelaksanaan suatu pekerjaan .
  6. Performance appraisal, ini merupakan suatu penilaian sistimatis yang dilakukan oleh para supervisor  terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari pada penilaian perpormasi  ini adalah dengan maksud mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan-keputusan adimistrasi seperti promosi, pmberhentian sementara  (lay off), pemindahan ( transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada pekerja tentang kemanpuan-kemanpuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan  dengan pekerjaan masing-masing.
  7. Worker training, untuk  tujuan-tujuan  pelatihan .  Pelatiahn adalah proses sistemati yang sengaja dirancang dan dilakukan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan tertentu.
  8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja (karir) yaitu dinamika masuk keluarnya seorang dalam posisi-posisi pekerjaan –pekerjaan dan okupasi-okupasi tertentu.
  9. Efficinecy.  Ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan refrensi  tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedur-prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.
  10. Safety.  Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan  peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi fisik dan kondisi lingkungan.
  11. Human resource planning.  Ini meliputi kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan bahwa organisasi tersebut masih memiliki dan akan terus menerus memiliki jumlah dan macam orang yang tepat pada tempat yang tepat.
  12. Legal/quasi legal reqruitments , aturan-aturan dan ketentuanketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

Sedangkan menurut Marihot Tua Efendi Hariandja, bahwa fungsi dari analisa pekerjaan adalah untuk menjadi landasan, untuk mencocokkan pekerjaan dengan  petugas , untuk mengetahui beban kerja yang dilakukan, untuk mengetahui kemungkinan hambatan yang ditemui para pelaksana dan menjadi landasan dalam pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM dalam upaya memenuhi fungsinya.

1. Langkah-Langkah Utama Dalam Analisis Pekerjaan

Menurut Marihot Tua Efendi Hariandja, bahwa  pengumpulan informasi jabatan  dapat dilakukan dengan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

2. mengindentifikasi jabatan yang akan dianalisis

Mengindentifikasi jabatan maksudnya adalah mencari tahu jabatan –jabatan apa yang ada dalam organisasi.

3.  menentukan teknik pengumpulan informasi

Teknik  pengumpulan data dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya

-          membuat kuesioner

-          interview

-          mengadakan observasi

-          panel of expert

-          employee logs (Catatan harian para petugas)

  1. menggunakan kuesioner.
  2. Jenis Analisis Pekerjaan

Menurut Faustino Cardiso gomes, bahwa terdapat dua jenis analisis pekerjaan yakni analisis pekerjaan tradisonil dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil , selanjutnya beliau menjelaskan bahwa analisis pekerjaan tradisional hanya mengcari informasi sekitar tiga aspek yaitu tanggung jawab, kewajiban-kewajiban umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan kualifikasi-kualifikasi yang diterima sebagai su tu kelayakan. Sedangkan  analisis pekerjaan berorientasikan hasil berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut menperjelas harapan – harapan organisasi kepada para pekerja dan keterkaitan antara tugas-tugas , standar-standar, kecakapan-kecakapan dan kualifikasi minmal , oleh karena itu analisis pekerjaan yang berorientasi hasil memuat keterangan-keterangan yang berkisar pertayaan-pertanyaan sebagai berikut :

  1. Tasks, yaitu perilaku-perilaku , kewajiban-kewajiban atau fungsi-fungsi apa yang penting bagi suatu pekerjaan.
  2. Conditions, yakni bagaimana sifat dasar yang  diperlukan agar pekerjaan terlaksana, biasanya mudah atau sulit,? petunjuk-petunjuk apa atau instruksi-instruksi supervisor apa yang tersedia untuk membantu pekerja dalam melaksanakan suatu  tugas tertentu.
  3. Standars yakni harapan-harapan performasi obyektif apa yang diberikan pada setiap tugas yang dituangkan menurut ketentuan standar kuantitas, kualitas  atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan tujuan organisasi.
  4. SKAS (skils, knowledges, and abilities), kecakapan-keccakapan apa, pengetahuan dan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas pada standar minimal yang diterima?
  5. Qualifications, yakni pendidikan dan pengalaman bagaimana serta kualifikasi-kualifikasi lain yang bagaimana dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
  6. Klasifikasi pekerjaan ( job classification)

Menurut Faustino Cadoso Gomes, bahwa klasifikasi pekerjaan merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan , atau factor lainnya yang berkaitan dengan kerja, selanjutnya Fautino mengatakan bahawa Klasifikasi memudahkan analisa pekerjaan karena klasifikasi berarti uraian pekerjaan, dan standar kualifikasi yang dibakukan dan dapat dirumuskan untuk sekumpulan kdedudukan yang sangat mirip sesuai dengan tugas-tugasnya dan kualifikasi-kualifikasi untuk pembenaran keadaanya seperti yang ditetapkan dalam uraian pekerjaan.

Ada dua jenis kualifikasi pekerjaan yang umum dipakai yaitu pekerjaan-pekerjaan  dibagi kedalam klisifikasi yang  okupasi yang umum dan dalam setiap klasifikasi okupasi yang umum, pekerjaan-pekerjaan dibedakan menurut tingkat tanggungjawabnya.

Sistem klasifikasi untuk semua pekerjaan , baik sector  public maupun swasta,di dasarkan  pada beberapa factor , yaitu :

a)      Masukan informasi , yaitu dimana dan bagaimana sipekerja memperoleh informasi yang diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan.

b)      Proses-proses mental yaitu pertimbangan apa yang ditekankan dalam pembuatan keputusan, prencanaan dan aktivitas-aktivitas proses informasi apa yang dilibatkan dalam pelaksanaan pekerjaan

c)       Output pekerjaan, yaitu aktivitas-aktivitas fisik apa yang dilakukan oleh para pekerja dan alat-alat apa yang dipakai oleh para pekerja.

d)      Relasi dengan orang, yakni relasi dengan orang lain yang bagaimana yang dituntut dalam pelaksanaan pekerjaan.

e)      Konteks pekerjaan yaitu dalam konteks fisik dan social apa pekerjaan dilaksanakan?

f)       Metode-metode kerja yaitu metode-metode atau teknik-teknik apa yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan tersebut.

g)      Ciri-ciri pekerja yaitu cirri-ciri kepribadian atau kemampuan kemampuan apa yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan?.

Untuk organisasi public, umumnya pengelompokkan pekerjaan ke dalam berbagai kategori bergantung pada tingkat pemerintahanyanya.

3. Teknik Perancangan Ulang Pekerjaan

Rancangan bangun pekerjaan menurut Sondang,  P. Siagian  didasarkan pada penghargaan atas harkat dan martabat manusia, seiring dengan perubahan keadaan oleh lingkungan maka organisasipun sering berubah, sehingga  terkadang dibutuhkan rancangan ulang pekerjaan, hal ini terutama untuk mencegah terjadinya kejenuhan  terhadap pekerja. Dalam  melakukan rancang bangun pekerjaan ada tiga hal yang perlu menjadi perhatian yaitu pertama,  rancangan bangun pekerjaan harus mencerminkan usaha pemenuhan tuntutan lingkungan organisasional dan keberprilakuan terhadap pekerjaan yang dirancang bangun itu. Kedua , mempertimbangkan  ketiga jenis tuntutan tersebut berarti upaya diarahkan pada pekerjaan yang produktif dan memberikan kepuasan  pada para pelakunya meskipun dapat dipastikan bahwa tingkat produktivitas dan kepuasan itu tidak akan sama pada setiap orang. Ketiga, tingkat produktivitas dan kepuasan para pelaksana  harus mampu berperan sebagai umpan balik , artinya secara umum dapat dikatakan bahwa rancang bangun pekerjaan yang baik dan tepat akan berakibat pada tingkat produktivitas dan kepuasan yang tinggi.

Unsur-unsur rancang bangun pekerjaan  yaitu tuntutan lingkungan, organisasional dan keberprilakuan.

 

4. Kesimpulan dan Saran

  1. Kesimpulan

Pada pembahasan makalah ini dapat disimpulkan bahwa unsure-unsure yang harus diperhatikan dalam analisa job kerja adalah :

  1. Tujuan analisis pekerjaan adalah untuk mendapatkan person yang cocok dengan pekerjaan tertentu.
  2. Langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan adalah

mengindentifikasi jabatan yang akan dianalisis, menentukan teknik pengumpulan informasi, lalu melakukan analais pekerjaan, kemudian memutuskan kriteria-kriteria orang yang tepat pada pekerjaan tertentu, melakukan perekrutan  tenaga  kerja serta menempatkan orang pada pekerjaan yang sesuai.

  1. Jenis analisis pekerjaan ada dua , yaitu :   analisis pekerjaan tradisonil dan analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil
  2. Klasifikasi pekerjaan ( job classification) adalah  merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan , atau factor lainnya yang berkaitan dengan kerja,
  3. Teknik perancangan ulang pekerjaan

Ada tiga hal yang perlu menjadi perhatian yaitu pertama,  rancangan bangun pekerjaan harus mencerminkan usaha pemenuhan tuntutan lingkungan organisasional dan keberprilakuan terhadap pekerjaan yang dirancang bangun itu. Kedua , mempertimbangkan  ketiga jenis tuntutan tersebut berarti upaya diarahkan pada pekerjaan yang produktif dan memberikan kepuasan  pada para pelakunya

DAFTAR PUSTAKA

Sondang, P.Siagian , Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, 1991.

Faustino, Cardoso, Gomes, Manajemen sumber Daya Manusia, Andi Yogyakarta, 1995

Ike Kusdaya, Rachmawati, Manajemen Sumber Daya Manusia , Andy Yogyakarta , 2007

Marihot, Tua, Efendi, Hariandja, Manajemen sumber Daya manusia, Grasindo ,2009

Moekijat, Manajemen Sumber Daya Manusia, CV. Mandar  Maju, 2010